Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum - jakie są tego korzyści

Archiwizacja dokumentów to wymóg, który reguluje polskie prawo. Każde przedsiębiorstwo jest do niego w pełni zobligowane. Sama definicja archiwizacji jest dobrze znana wszystkim przedsiębiorcom od zalążka powstania firmy. Jest to związane z tym, że proces archiwizacji jest ściśle związany z obowiązkami, jakiego pracownicy firmy muszą dopełnić. Archiwizacja dokumentów polega na tworzeniu akt, które odzwierciedlają procesy przebiegające w firmie. Zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz.

Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum - jakie są tego korzyści



Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum

Archiwizacja obejmuje wszelkie dane o zatrudnieniu pracowników, przychodach czy rozliczeniach VAT. Krótko mówiąc: każdy proces w firmie musi być zaznaczony w aktach. Kolejny etap archiwizacji to odpowiednie oznaczanie dokumentacji, według ściśle określonego kodu oraz ich zabezpieczanie. Wszelkie dane pracowników muszą pozostać poufne. Ten wymóg dotyczy jawnych informacji czy tych, których nie można udostępnić. Proces archiwizacji znajduje swoje pokrycie w gromadzeniu informacji przez określony czas w celu udostępnienia danych przy opcjonalnej kontroli odpowiednich władz. Dokumentacja, którą poddamy temu procesowi musi być dostępna i ciągła, dlatego wyklucza się braki w dokumentach. 

Jak magazynować dokumenty?

Po sporządzeniu dokumentacji, odpowiednim oznaczeniu i zabezpieczeniu poufnych informacji, należy zgromadzić je w odpowiednim miejscu. Nie każda firma dysponuje magazynem, w którym będzie miała możliwość przechowywania tak istotnych dokumentów. W razie kontroli muszą być one niezwłocznie pod ręką i ułożone chronologicznie. Na samym początku powstania firmy, dokumentów jest niewiele. Wraz z rozrostem przedsiębiorstwa dokumenty i informacje zajmują coraz więcej przestrzeni, która jest przeznaczona na realizacje procesów. Im więcej informacji przybywa i firma ewoluuje, dokumentacja zaczyna zajmować coraz więcej przestrzeni biurowej. To z kolei wiąże się ze zwiększeniem kosztów poprzez wynajem dodatkowej przestrzeni czy skutkuje pomniejszeniem miejsca pracy. Żaden z tych rezultatów nie jest korzystny dla firmy. W przypadku, kiedy magazynowanie dokumentów w firmie staje się uciążliwa albo wręcz niemożliwa, istnieje możliwość zlecenia tego innej firmie. 

Zlecenie przechowywania zewnętrznej firmie

Na rynku istnieje wiele firm, które zajmują się całym procesem archiwizacji dokumentów. Warta uwagi jest firma ekoakta.pl, która oferuje przeprowadzenie całego procesu archiwizacji, aż po jego przechowywanie. Na czym właściwie polega zlecenie zewnętrznej firmie przechowywania dokumentów poddanych archiwizacji? Przede wszystkim na strzeżonym transporcie dokumentów firmy do specjalnego archiwum. Przedstawiciele firmy skrupulatnie pakują dokumenty, które są archiwizowane i pod nadzorem transportują je do strefy, w której będą przechowywane. My dostajemy protokół, który potwierdza przekazanie tak ważnej dokumentacji innej firmie, która zajmie się jej przechowywaniem. Dodatkowym udogodnieniem jest automatyczne niszczenie przestarzałej dokumentacji po określonym czasie. Archiwizacja uwzględnia przechowywanie dokumentacji przez okres czasu, zgodny z prawodawstwem. W przypadku archiwum zewnętrznego ekoakta.pl, jest ona po tym czasie niszczona. 

Co w przypadku kontroli?

Kiedy zajdzie potrzeba przekazania dokumentacji odpowiednim organom, firma zewnętrzna daje nieograniczony i płynny dostęp do dokumentów naszej firmy. Odbywa się to na zasadzie dowozu akt do naszego przedsiębiorstwa, przefaksowania lub dostarczenia przez pocztę online. W każdym wypadku odbywa się to w pełni bezpiecznie i pod ścisłym nadzorem pracowników. Firma, która daje nam możliwość przechowywania dokumentów w zewnętrznym archiwum jest w każdym momencie zobowiązana do ich udostępnienia. 

Zalety przechowywania dokumentacji w zewnętrznym archiwum

Do zalet rozwiązania, jakim jest powierzenie dokumentacji zewnętrznej firmie, która dysponuje specjalnym magazynem, zaliczamy przede wszystkim zyskanie przestrzeni. W każdym przedsiębiorstwie każdy metr kwadratowy przestrzeni biurowej jest istotny, dlatego warto przechowywać dokumenty w zewnętrznym archiwum. Takie rozwiązanie niesie za sobą również ograniczenie kosztów, które wiązałyby się ze zwiększeniem lokalu czy nawet całkowitym przeniesieniem siedziby firmy. To nie wszystko - warto rozważyć zewnętrzną archiwizację, kiedy chcemy cały proces przeprowadzić w pełni profesjonalny i poufny sposób. Firmy, które oferują przechowywanie naszych dokumentów w swoim archiwum często przeprowadzą nas przez cały proces archiwizacji. 

Jakie korzyści niesie za sobą przechowywanie w zewnętrznym archiwum?

  • zyskanie przestrzeni
  • minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentów
  • zoptymalizowanie procesu archiwizacji poprzez zlecenie tego firmie
  • zniesienie kosztów związanych z koniecznością zwiększenia przestrzeni biurowej
  • automatyczne niszczenie dokumentów po określonym czasie

W wyborze firmy, której zlecamy cały proces przechowywania akt, kierujmy się jej pozycją na rynku. Musimy mieć pewność, że informacje i dane z naszej dokumentacji nie wyciekną, a przestarzałe dokumenty zostaną odpowiednio zniszczone. Zarówno proces archiwizacji, jak i późniejszego niszczenia dokumentów jest równie ważny.